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■導入ソフトに対する要望

まず会社からの要望としては以下の項目が主に挙げられていました。

　(a)個人業務スケジュールの管理
　(b)各個人が取り組んだプロジェクトに対する時間確認

(a)は、誰が今どのような仕事を行なっているか確認し、適切に仕事を割り振ることができるようにしたい、というディレクターからの要望が主です。
(b)は業務コスト計算に用います。

個人的な要望として以下の項目を念頭に置いていました。

　(c)使いやすさ
　(d)見易さ

スケジュールの管理を行なうからには、日報のような形で細かい単位でデータを記述する作業が発生することになります。不要な機能が画面いっぱいにあり、見難かったり、入力の手間がかかってしまう、というのは極力避けたいところです。

スケジューラとして見易さ・使い心地は Google カレンダーが一番の理想と考えていました。ドラッグ & ドロップによるデータ入力可能であったり、メンバー全員のスケジュールがどうなっているのか一目で判別できるような見やすい表であったりと、(a)(c)(d)の要望を満たすものでした。しかし色々あって Google カレンダーの利用は見合わせていました。

Google カレンダーのような機能を持つソフトは何かないものかと探してみたところ、グループウェアの Aipo4 内の各機能がどうやら(a)～(d)全ての要望を満たしているようだ、ということで Aipo4 の試用が決定しました。ドラッグ & ドロップによるスケジュール設定、画面カスタマイズ・プロジェクト工数計算、どれもが可能となっています。

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■動画に関して

以下の各動画はデフォルトでは表示サイズがやや小さいため、再生ボタン押下後、動画右下の右から二番目の四角いアイコンをクリックすることで フルスクリーン & 原寸大 で表示確認を行なうことが可能となります。

動画で撮影されている Aipo4 の各画面は、要望を満たす機能をもっとも簡単に用いることができるようにシンプルにカスタマイズしています。

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■日報・スケジュール設定

http://zoome.jp/heartyware/diary/1/

各個人での日報・スケジュール設定を行なうまでの流れです。

　1)ユーザログイン
　2)プロジェクト名(共有カテゴリ)設定
　3)ドラッグ＆ドロップで業務内容設定

2)の工程は、すでに設定済みのものは行なう必要はないため次回からは省くことができます。動画では「業務A」というプロジェクト名を設定しています。

3)の業務内容設定では「予定」欄に設定した文章が業務内容設定表・その他の表 に表示される文字となります。表を見て、どの業務を行なったかすぐわかるように共有カテゴリで設定したプロジェクト名と同じ文字列を入力しています。ブラウザのフォーム欄入力機能で過去入力した文字を選択できるようにしておけば、入力の手間は多少省けます。

業務設定表では 設定によっては他のユーザの業務内容も表示確認できますが、色々なユーザの表示が重なってしまうため表がごちゃごちゃして見難くなってしまいます。業務設定表は「自分の日報用」として扱ったほうがよさそうです。
他のユーザの業務内容を確認する方法は他にもあり、次の動画で説明します。

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■ユーザ全員のスケジュール確認

http://zoome.jp/heartyware/diary/2/

全員のスケジュールを把握したい場合に用います。

　1)「ALL」タブクリックで 全員のスケジュール確認用ページへ切り替え
　2)「グループ・一日」タブがデフォルトで表示
　　あらかじめ登録してあるユーザ全員の一日のスケジュールを確認
　3)「グループ・習慣」タブクリックにより
　　あらかじめ登録してあるユーザ全員の一週間分のスケジュールを確認
　4)「個人・月間」タブクリックにより
　　指定ユーザの月間スケジュールの確認を可能

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■プロジェクト管理

http://zoome.jp/heartyware/diary/3/

プロジェクトに対する工数を確認したい場合に用います。

　1)「TOP」タブページ内の「プロジェクト管理」ページ表示
　2)絞込み設定でプロジェクトにどれくらい工数がかかったかの検索

絞込み検索により
「指定プロジェクト(共有カテゴリ)」に対し
「プロジェクトに関った全員で or 各個人」で
「指定年月」の「一日単位 or 一ヶ月単位」 内に
「どれくらい工数が必要となったか」を
一覧表で確認することが可能となります。

表の「予定」欄に「△ + ！」マークが表示されていますが、これは「重複スケジュール」を意味する警告マークのようです。おそらくカスタマイズした画面表示用ファイルをデフォルトテンプレートファイルにコピー&ペーストで上書きしたため誤動作を起こしてしまっているものと思われます。実際はこの方法はとらなければこの警告マークは表示されないかもしれません。ひとまず無視してください。

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■カスタマイズ

見た目・表示・各表のレイアウト等、各ユーザで自由にカスタマイズして使用することが可能です。ブログ機能などを用い会社内ユーザでメッセージのやりとりを行なうことも可能です。

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■その他機能

タイムカード機能や掲示板等、スケジュール管理以外にも使えそうな機能があります。
しかし掲示板は投稿内容をメールで送信できない、タイムカードは退社出社時間を各個人で自由に変更可能(時間を編集するためのアクセス権限機能が中途半端)、といった具合に、どれもまだ業務で利用するにはまだまだ厳しいようです。

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■懸念点

今後プロジェクトに利用できそうな研究項目「研究A」と「研究B」の二点を行なったとします。ここで共有カテゴリ作成において以下の方法が挙げられます。

　(a)研究項目として一つの「研究」共有カテゴリを作成する
　(b)「研究A」「研究B」と一つの研究ごとに一つの共有カテゴリを作成する

しかしそれぞれに懸念点があります。

(a)の場合
「研究A」を行なったのか「研究B」を行なったのかは、スケジュール設定時の「予定」と「内容」欄に記述する、とすれば見分けることが出来るため、共有カテゴリがたくさん増えるということはなくなります。
そのかわり、工数計算は共有カテゴリ単位「研究」でしかされないため、「研究A」と「
研究B」それぞれの総工程数は、都度表を見つつ計算しなくてはならなくなります。

(b)の場合
「研究A」「研究B」それぞれの工数計算は Aipo が行なってくれますが、研究数が増えれば増えるほどそれだけ共有カテゴリがたくさん出来上がってしまい、表から見難くなってしまうかもしれないという懸念点がでてきます。

そこまで見難くなるほど増えないだろう、という事と、見難くなってからどうすればいいか考えればよい、というのであれば(b)で進めるのがよさそうです。